Nouveaux télétravailleurs : modes d’emploi

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Conseil aux entreprises
Alain Perret, président de Walter France, donne des conseils aux télétravailleurs pour traverser cette crise le plus efficacement possible.
Nouveaux télétravailleurs : modes d’emploi
Crédit : andrey-popov-adobestock

L'objectif des dirigeants et des managers est de s'assurer que leurs équipes en télétravail restent efficaces, motivées, et respectent les règles de confidentialité des données. Les salariés, de leur côté, ne doivent pas tout attendre de leur hiérarchie pour s'organiser.
 
Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour le télétravail ?
Alain Perret : Les bonnes pratiques fondamentales commencent à être connues : se réserver un espace de travail dédié, au maximum à l'abri des « intrusions » inopinées du conjoint et des enfants ; fixer les heures de travail ; se laver, s'habiller pour être opérationnel, etc.

Le plus important : appliquer plus que jamais les règles de gestion du temps concernant la gestion des priorités, les pauses et les récompenses. On est chez soi, donc « j'ai le temps ». C'est faux et c'est le piège. En raisonnant ainsi, on étale jusqu'à l'infini la durée de réalisation d'une tâche. Etablir chaque matin sa to-do list, se fixer une durée, commencer par la tâche qui demande le plus de concentration, et surtout, s'obliger à fixer l'heure de la prochaine pause et la respecter. A la fin de chaque tâche, s'octroyer une respiration : sortir 5 mn sur le balcon, manger du chocolat, prendre un café...
 
Quels sont les difficultés récurrentes ?
Alain Perret : Les écueils les plus fréquents en télétravail sont, pour les salariés, le manque d'interactions sociales, de face-à-face, le fait d'être livrés à eux-mêmes, ou, à l'inverse, l'impression d'une défiance de la part de managers hyper-contrôlants ; et, pour les managers, la difficulté d'orchestrer leurs équipes et éventuellement le manque de reporting de la part des salariés.

Avec la soudaineté du confinement lié à la crise du Coronavirus, certaines PME n'ont pas toujours eu le temps de préparer, en amont, leur organisation. Les bonnes pratiques de management doivent perdurer, ce ne sont que les modalités qui doivent être adaptées.
 
Pouvez-vous donner quelques conseils sur ce point ?

Alain Perret : Voici les trois principaux : 

  • Planifier des séquences périodiques de coordination, idéalement tous les jours ou tous les deux jours. Celles-ci peuvent être collectives, avec des outils de visio-conférences, ou bien one-to-one entre le salarié et son manager. L'important est qu'elles soient programmées, et que le manager respecte de son côté les horaires de travail de ses collaborateurs.
  •  Répertorier les canaux d'échanges possibles : visio-conférence, conférence téléphonique, mails, messagerie instantanée et fixer les règles d'utilisation à toute son équipe : quel outil utiliser pour quel type d'échanges.
  •  En profiter pour lancer des séances de réflexion collective. Dans certains cas, les salariés en télétravail ne peuvent pas réaliser, à distance, l'ensemble des tâches qu'ils effectuent lorsqu'ils sont dans l'entreprise.

 
Comment mettre en oeuvre cette intelligence collective ?
Alain Perret : C'est alors aux dirigeants et aux managers de transformer ce temps libre en temps de réflexion collectif, sur des sujets tels que : la gestion des commandes, l'efficacité des commerciaux, les actions de communication, la transformation numérique, l'amélioration de la productivité du service comptable...

Constituer des groupes de travail entre deux ou plusieurs collaborateurs en leur demandant de réfléchir à telle ou telle problématique, aux solutions qu'ils préconisent, aux actions concrètes à mettre en œuvre engendrera une preuve de confiance, une motivation accrue, et des axes d'amélioration pour l'entreprise !

Si l'on prend un autre exemple, comme celui des cafés-hôtels-restaurants, qui sont à l'arrêt total, ils peuvent en profiter pour construire de nouveaux outils de gestion, des tableaux de trésorerie, des calculs de marge... pour le jour où leur activité aura retrouvé une marche normale.