Réglementation commerce : caisses enregistreuses

Collectivités

Le 1er janvier 2018, les commerçants, et tous les professionnels assujettis à la TVA, auront pour obligation d’utiliser un système sécurisé et certifié s’ils enregistrent déjà "les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse".

 

La loi de Finance pour 2016, article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015, instaure l’obligation d’utiliser un logiciel (de comptabilité ou de gestion), ou un système de caisse répondant aux obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

LES OBJECTIFS

Lutter contre la fraude à la TVA : 3 Mds d’€uros par an seraient directement imputables à la "fraude à la caisse enregistreuse" !

La loi vise à rendre impossible toute falsification des tickets de caisse  en vue de soustraire des recettes à l’administration fiscale et faciliter le contrôle des données.

LE PUBLIC CONCERNÉ

Tous les commerçants et entreprises assujetties à la TVA, qui enregistrent les paiements de leurs clients via un logiciels de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, sont concernés (3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts).

Les professionnels bénéficiant du régime de franchise en base de TVA sont également concernés.

NB : les professionnels qui utilisent un système de caisse autonome sans fonction d’enregistrement, ou qui ne détiennent pas de logiciel de comptabilité ou de gestion ne sont pas soumis à cette obligation.

QUELS SONT LES DISPOSITIFS DE PAIEMENT CONCERNES ?

·         Les caisses enregistreuses autonomes.

·         Les terminaux de points de vente (caisses informatisées et connectées).

·         Les logiciels d’encaissement.

·         Les logiciels de comptabilité et de gestion, notamment les logiciels de gestion développé par l’assujetti lui-même.

LES 4 CONDITIONS A RESPECTER

·         Condition d’inaltérabilité : l’administration fiscale doit pouvoir "accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jours, heure, minute) des opérations et corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections".

·         Condition de sécurisation : en cas de modification ou de correction d’un paiement, il n’y a pas de modification de l’enregistrement initial mais nouvel enregistrement d’ajustement (plus ou moins).

·         Condition de conservation : le système qui "enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture". Les données de règlement doivent être conservées pendant un délai de six ans.

·         Condition d’archivage : les données doivent être archivées "selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice" afin de "figer les données et donner une date certaine aux documents archivés".

COMMENT JUSTIFIER DU RESPECT DE CES CONDITIONS ?

 

Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :

·         soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (article L.433-4 du code de la consommation) ;

·         soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme au modèle fixé par l’administration.

(http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10692-PGP.html?identifiant=BOI-LETTRE-000242-20160803)

"Il s’agit d’un mode de preuve alternatif : un seul des deux documents suffit".

Un nouveau certificat ou une nouvelle attestation sera à fournir à chaque nouvelle version du logiciel ou du nouveau terminal de caisse.

C’est l’éditeur du logiciel qui produit soit le certificat, soit l’attestation. S’il y a plusieurs logiciels, il faut une attestation ou un certificat pour chaque logiciel.

DROIT DE CONTROLE DE L’ADMINISTRATION FISCALE

·         La procédure : elle permet à un agent ayant au moins le grade de contrôleur "d’intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’un assujetti à la TVA", mais pas à son domicile, de 8h00 à 20h00.

Ce contrôle ne permet pas d’examiner la comptabilité de l’entreprise. Mais l’inverse est possible : en cas de contrôle de la comptabilité, l’administration peut contrôler le certificat ou l’attestation individuelle.

NB : si l’assujetti n’enregistre pas les règlements de ses clients au moyen de tels logiciels ou système de caisse, il doit le prouver par tous les moyens en présentant par exemple un extrait de sa comptabilité tenue sur papier.

LES SANCTIONS

·         En cas de refus de l’intervention des agents de l’administration fiscale, l’amende de 7.500 € est applicable.

·         En cas de présentation de faux documents (attestation individuelle ou certificat), la peine encourue pour ce délit pénal est trois ans d’emprisonnement et de 45.000 € d’amende.

·         Les agents constatent un manquement (pas de certificat ou d’attestation individuelle) et appliquent l’amende prévue :

o    7.500 € d’amende par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse : l’assujetti a 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai (qui court à compter de la date du procès verbal), il est à nouveau passible de l’amende de 7.500€.

Pour tout complément d’information, se référer au Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts :

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

Contact CCI Essonne : Frédérique CHATRY au 01 60 79 94 92